[ 박차장의 스마트폰 100배 활용팁 – 에피소드 2 ]

10년 넘게 사용하던 MS 아웃룩을 버린 사연 

▶ MS 최대의 역작 MS-Office

기억이 가물가물하지만 예전 PC 보급 초창기(90년대초반)를 떠올려 본다. 당시 많은 회사에서는 MS-DOS 뿐 아니라 MS-DOS가 호환되는 더 나은 DOS 를 제공하고 있었다 (우리나라의 경우 K-Dos).  Windows의 경우는 사실 애플의 OS-X나 IBM의 OS2보다 떨어지는 OS로 인식이 되고 있었다.

그런데 MS가 이토록 엄청나게 성장케 된 비결은 뭘까?  나는 MS-Office가 아주 중요한 역할을 했다고 생각한다.  MS는 MS-Office를 출시하고 기업 오피스웨어 시장을 평정하면서 OS를 비롯한 다른 영역에서 큰 시너지 효과를 냈다. MS-Office 가 처음 나왔을 때, Word는 (당시 익숙했던 아래한글보다는) 다소 불편하게 느껴지긴 했어도 Excel이나 Powerpoint는 정말 잘 만들었다고 생각했다. 마치 일반폰을 쓰다가 아이폰을 사용했을 때의 느낌이랄까..

▶ Outlook과의 인연

대학 다닐 때 이미 파워포인트와 엑셀은 사용했으나, Outlook 프로그램과의 인연은 99년 직장생활을 시작하면서 맺었다. 그후  10년이 지나도록 수많은 PDA와 스마트폰을 '구매하고 팔아치우기'를 반복하는 동안에도, 일정 관리나 연락처는 꼭 아웃룩에 저장해놓고 애용하곤 했다. 심지어 palm사(얼마 전 HP로 인수)에서 만든 PDA를 사용하면서도, 기본으로 제공되는 일정관리 프로그램(Palm Desktop)을 안쓰고 Outlook을 따로 사용할 정도였다.

▶ 그런데 왜 Outlook을 버렸을까?

각별했던 Outlook과의 십여년 동거 기간에도 불구하고 내가 Outlook을 버릴 수 밖에 없었던 이유는, 아이폰 출시가 촉발한 '저렴해진 무선인터넷 사용료' 때문이었다. 즉,  일정과 연락처는 꼭 PC와 씽크작업을 해야 한다는 고정관념이 무너지고, 아이폰 활용의 편리함을 알게되면서 Outlook을 사용하지 않게 된 셈이다.

(물론 Exchange라는 MS 메일 솔루션을 사용하면 Outlook을 통해 일정과 연락처를 무선으로 동기화 할 수 있으나, 개인용은 유료 (월 1만원정도)로 제공될 뿐 아니라 별도의 이메일 계정을 사용해야 한다는 단점이 있다.)

▶ 구글 메일, 캘린더(일정)를 이용해보자

(1) 구글 메일(Gmail)의 장점 및 타메일 가져오기 등록

Google 메일(이하 Gmail)의 장점으로는 '강력한 스팸 필터링 기능'과 '빠른 속도', 그리고 '개방성'을 들 수 있다.   스팸 필터링 기능이나 속도가 빠른 것은 써보시면  쉽게 아실 수 있겠지만, 개방성에 대해서는 어떤 의미인지 궁금해하시는 분들이 있을 듯하다.  아래와 같이 Gmail에서는 OOO@gmail.com 이라는 기본 계정 외에 회사나 다른 메일주소를 이용한 발신이 가능하다. 즉, Gmail을 쓰면서 마치 회사메일인 것 처럼 설정해 사용이 가능하다는 의미이다.  (요새는 네이버 등 포탈 메일서비스에서도 지원하는 것으로 알고 있음)

즉, chogae@gmail.com 을 메일 답장 시 주소로 활용하는 것이 아니라, 회사메일인 chogae@hanatour.com을 회신 시 사용하는 것이다. (다만 아쉬운 것은 아이폰에서 메일을 발송할때 이 기능은 지원되지 않는다.)  아래와 같이 세팅하는 방법은 Gmail 도움말을 참고하시면 되겠다.

요새 메일 서비스는 POP3 를 기본으로 제공하니 다음이나 네이버, 파란 메일을 쓰신다면 POP3 계정으로 등록해서 메일을 가져오도록 설정할 수 있다.  다만 Gmail 이용 시 가끔 제목이 깨지는 현상이 발생한다. 이는 보내는 메일쪽에서 메일 표준을 지키지 않기 때문이다. (자세한 내용은 여기를 클릭)

(2) Outlook에 등록되어 있는 일정과 연락처를 Gmail 로 옮기기

Outlook의 일정에서 파일 > 가져오기/내보내기 메뉴를 선택하면 아래와 같이 저장된 데이터를 내보낼 수 있는 창이 뜬다. 여기서 '내보내기 - 파일'을 선택하고 쉼표로 구분된 값(Windows)를 클릭한다.   내보낼 일정을 선택하고 원하는 위치에 저장한 다음 완료를 누른다.  연락처 항목도 동일한 절차대로 진행하면 된다. (저장한 파일명과 경로를 꼭 숙지하도록 한다)

일정을 가져오기 위해선 Google캘린더(http://www.google.com/calendar/)로 접속한다.  최초에 생성된 기본 일정이 없으므로, 먼저 기본 일정을 만들어야 한다.  아래 화면에서처럼 캘린더 목록 하단에 있는 추가 링크를 클릭해 기본 캘린더를 생성한다.

설정링크를 클릭해 캘린더 환경설정으로 들어간 후 캘린더 가져오기 링크를 누르면 아래와 같이 캘린더 가져올 수 있는 팝업이 뜬다. 파일 선택 버튼을 눌러 아까 저장했던 일정 파일을 선택하고, 캘린더는 기본 캘린더로 설정한 후에 가져오기 버튼을 누른다. 

우측 하단에 재미있는 캘린더 검색이라는 링크를 클릭한 후에 원하는 캘린더를 구독하면, 내 일정에 동시에 표시해 줄 수 있다. 예를 들어 대한민국 기념일이나 날씨 등은 아주 유용한 일정이므로 구독하기를 권해드린다.

다음으로 주소록을 등록하기 위해선 Gmail 좌측메뉴에 있는 주소록을 클릭한다.  가져오기 링크를 클릭해 파일선택 버튼을 누르고, 아까 Outlook에서 저장한 .CSV 파일을 불러온다.  이어 가져오기 버튼을 클릭한다.  주소록이 성공적으로 업로드되면 가져온 주소록의 개수가 표시된다.  (구글 추가 도움말 보기)

(3)  아이폰에서 설정하기

끝으로 아이폰에 메일을 설정하는 방법이다.  설정 > Mail, 연락처, 캘린더 항목으로 들어간 후 계정추가 메뉴를 선택한다.   뜨는 화면에서 Microsoft Exchange 를 선택한다.

입력해야하는 정보에는 아래와 같이 입력한다. 자세한 설정방법은  xguru님의 블로그를 참조하도록 하자 .

- 이메일 : 구글ID@gmail.com
- 도메인 : 입력하지 않음
- 사용자이름 : 구글ID@gmail.com
- 암호 : 자기 암호
- 서버 : m.google.com

설정후 Mail, 연락처, 캘린더를 선택적으로 동기화할 수 있다. 만약 메일 제목과 내용이 깨지는 현상이 심하면, 아래와 같이 Mail 동기화는 Off 해놓고 별도로 메일계정을 등록해 사용하는 것도 한가지 방법이다.   (별도로 등록하는 방법은 위 사진에서 Gmail을 선택해 아이디와 비밀번호를 입력하면 된다)

▶ 편리한 공유일정 만들기 & 아이폰에서 조회하기

구글 캘린더에는 일정을 만들어 공유할 수 있는 기능이 있는데,   아래 설정화면 중 유의하셔야 할 부분이 있다. 캘린더 주소는 일정을 '전체 공유'할 때만 사용할 수 있는 주소이며 비공개주소는 일정공개여부와 상관없이 링크만으로 다른사람에게 자신의 일정을 공유할 수 있는 유용한 기능이다.  (자세한 내용은 구글 도움말을 참조)

이런 공유 일정도 아이폰에서 확인할 수 있도록 추가할 수 있는데 다음과 같이 따라하면 된다.  (등록/수정은 안되고 조회만 가능)

1. 구글 캘린더에서 주소항목중에 ICAL 이라는 항목을 클릭, 해당 링크를 복사

2. 복사 링크가 매우 복잡하고 길기 때문에 아이폰에서 확인할 수 있는 메일이나 SMS로 보내놓는다.

3. 아이폰에서 메일이나 SMS를  확인해 해당 링크를 클릭하면 캘린더를 구독하겠냐는 안내창이 뜬다.

4.  구독 버튼을 선택하면 일정에 추가된다.

마지막으로 구글 서비스는 크롬 브라우저(http://www.google.com/chrome/)에서 최적화 되어있으므로  Gmail, 구글 캘린더 등 구글서비스 전용으로 설정해두고 이용하면 좀더 편리하게 이용가능하다.

- 연재 예정 글 -

1편 : 스마트폰 업무활용엔 타이핑 속도가 생명!
2편 : 박차장 10년 넘게 사용하던 MS 아웃룩을 버린 사연(아이폰과 구글의 일정&연락처 관리팁)
3편 : 박차장이 추천하는 문서 및 메모관리법(구글Docs와 Notemaster 사용)
4편 : 원하는 정보만 쏙쏙! 구글 RSS 리더서비스!
5편 : 업무에 활용하는 트위터 서비스